论高校系办公室人员的角色多重性

张建华

（河西学院中文系  甘肃  张掖  734000）

[摘  要]高校系办公室人员，是学校上情下达的执行者，对大学组织系统的运转发挥着不可或缺的作用，且具有教书育人的服务功能。从教学管理的执行、与教师的交往、与学生的互动、外来人员的服务、管理氛围的营造等几方面对办公室人员的角色定位进行了一些探讨，提出了如下观点。

[关键词]高校  办公室人员  角色定位

中图分类号：G46 　    文献标识码：A    文章编号：1002—6908（2007）0620   

高校系办公室人员，是学校上情下达的执行者，对大学组织系统发挥不可缺少的作用，且具有教书育人服务的功能。如果说高等教育管理是一个动态发展的过程， 各层次的部门都应围绕学校的总目标，制定相应的计划并付诸实施，形成大环套小环的管理过程，那么系办公室就是大环下一个至关重要的小环。系办公室人员，同教师一样，肩负着关爱学生的成长和为教学服务之重任，因其对教师及学生的服务的机会多，在构建和谐校园和系教学管理的正常运行中起着不可或缺的作用。本文从教学管理的执行、与教师的交往、与学生的互动、外来人员的服务、管理氛围的营造等几方面对办公室人员的角色定位提出了如下观点。

一、教学管理的执行者

教育部高等教育司在1998年4月10日印发的《高等学校教学管理要点》中提出：高等学校教学管理一般包括①教学计划管理；②教学运行管理；③教学质量管理与评价；④学科、专业、课程、教材、实验室、实践教学基地、学风、教学队伍、教学管理制度等教学基本建设的管理。作为教学管理一线的系办公室人员，与以上4项教学管理息息相关，也就自然扮演了教学管理执行者的角色。虽然，办公室人员在上述四项教学管理方面不同程度的发挥着参政、议政的作用，扮演着“信息库”和“智囊团”的角色，但总是围绕学校培养总目标和各系的具体培养目标开展工作的，主要从事落实工作，其目的在于使教学工作正规化、系统化和科学化、人文化。另外，办公室人员在履行教学管理执行者角色的过程中，与师生交往的机会最多，他们遇到问题很自然就来询问，这就存在一个回答、关心、引导、教育、协调的问题，其间虽也履行管理者、教育者的职责，但主要是遵照学校和系里的安排进行落实的。总之，办公室工作人员从某种程度上扮演了教学管理执行者的角色。在实施角色管理的过程中，对师生要做到公正、公平、公开，并且还应做到脑勤、腿勤、手勤。只有这样，才能在履行角色职责时做到张弛有道，统一性与灵活性并重，提高工作的质量。

二、教师的知心朋友

教学是学校的中心工作，教师是学校办学的主体。现代管理学的理论告诉我们，学校管理主要涉猎人、财、物、时、信等方面，而人的管理是最核心的。现代管理学的理论还告诫我们，管理就是服务。教师的教学、科研工作的开展与系办公室有着密切的联系；教师的生活、后勤等问题需要系办公室协调解决；即便工作之余，教师也把系办公室当成了解信息、交流思想、互通有无的活动场所。因此，从某种意义上说，办公室是“教师之家”，教师有话愿意找办公室说，有事喜欢找办公室办。作为办公室人员，应本着尊重知识、尊重人才的服务宗旨，主动为教师们的工作提供方便，想法设法解决教师的生活后勤保障问题，解除教师的后顾之忧，使之全身心投入到教学和科研工作中，在设计自我、实现自我之需要的驱动下履行教书育人的职责；对于教师工作中引发的冲突，办公室工作人员应努力做好调节工作，尽力化解教师之间的矛盾，使矛盾带来的负面影响降到最低，切不可矛盾上交或扩大矛盾。对于自己不懂的问题或制度落实过程中萌生的新情况，办公室人员应虚心向教师请教，耐心倾听他们的意见和看法，在学习与交流中实现问题的解决。总之，办公室工作人员要扮演教师知心朋友的角色，并且履行角色职责，一要有亲和力；二要学会换位思考；三要热情、周到；四要有信心、耐心和恒心。只有这样，才能角色到位。

三、学生的良师益友

教育学的理论昭示我们，师爱的核心是爱生，而爱生是建立在彼此尊重、平等友爱、利己益人的基础之上的。办公室工作人员与其说是一个教育工作者，莫若说是一个服务工作者，服务质量的高低决定于付出爱心的多少，从这种意义上说，他们应当热爱学生，甘为人梯，扮演学生良师益友的角色。当学生有事询问时，要热心接待，对于学生不清楚的问题应耐心地给以解答，绝不能马虎了事、敷衍搪塞，努力给学生提供一个满意的答案，让学生高兴而来，尽兴而归；当系里的制度与学生的切身利益发生冲突时，首先应倾听学生的看法，然后解释校系的有关规定，通过共同协商提出一个完整的解决方案，让学生切实体验到尊重和爱护，感受到来自系及学校的人文关怀。由于办公室人员与学生交往的频率较高，交往的深度和广度较之其他人强，学生生活、学习上的问题总愿意向他们倾诉，这又要求他们学会换位思考，设身处地地为学生考虑，耐心细致的给学生提出合理的建议，以引导学生尽快的适应与发展。由此可见，办公室人员的工作，不单在为学生服务，是在管理具体的事情，更是一个学校管理是否有序、运转是否协调的窗口。

四、外来人员的东道主

办公室是系教学管理有序运转的落实机构，也是协调校内各单位及周边环境关系的文明窗口。办公室人员除了做好校内师生的服务工作外，还承担着对校外来访者的接待工作，即扮演着东道主的角色。要实现外来人员东道主的角色定位，办公室人员应遵循和谐社会的行为规范，热情接待每一位来访者，让他们产生宾至如归的感觉；对于外来人员咨询的问题，应耐心解答，必要时帮助他们联系有关领导和部门，以求得满意的答复；有些问题虽然暂时没有得到解决，但要使来访者感受到办公室人员的尽心尽力。切忌给外来人员留下“门难进，事难办，脸难看”的印象。总之，办公室人员要扮演好外来人员东道主的角色，不仅有助于宣传本系及学校，还有助于为国家和谐社会的建设作出应有的贡献。

五、和谐环境的营造者

系办公室是一个承上启下，联系左右的特殊部门，其基本职责就是贯通上下，协调左右。而系办公室职责的履行总是在特定的情境下实现的，由此办公室人员又必须扮演和谐环境营造者的角色。作为办公室人员要履行这一角色所赋予的职责，首先必须构建一个稳定、平衡、有序的环境，让常规工作、事务性工作、协调性工作在规范有序的氛围中展开，会提升办公室人员的凝聚力，也会激发师生参与的积极性和主动性，形成工作合力，提高办公室工作的效率和质量。

办公室人员应注意营造一种师生相互学习、相互交流、相互协作的宽松环境。着眼于最大限度的开发受教育者自觉管理的主动性和创造性，变他律为自律，形成能动性、自律性的管理体系；尊重学生在管理中的地位，发挥他们在管理中的作用，使工作充满生机和活力；使人成人，干事成事，科学理性又注重人文关怀；还要学会理解和沟通人与人之间关系的技能和艺术。可见，宽松的师生交流环境，是提高办公室服务质量的可靠保证。

营造民主气氛，树立民主意识，引发民主行为。让教师、行政人员、学生有机会参与管理，不但会改变学校组织的本质，而且还将改变教师和管理人员之间关系的类型和性质。办公室人员应扮演好学生良师益友的角色，通过征询、协商等形式，体现服务学生的宗旨；扮演好教师知心朋友的角色，通过交流与合作等形式，实现服务教师与教学的宗旨。民主管理的实质是弘扬人道主义精神，只有营造办公室人员内的民主，才能凸现对教师和学生的民主。

参考文献：

[1] 胡求光，高校办公室工作中的角色互补，秘书之友[J]，2003.4

[2] 阳永暄，高校办公室主任的角色定位几角色完善，广西师范大学学报[J]，1999.3

[3] 张秀奇，浅谈高校院系办公室人员角色的多重性，办公室业务[J]

[4] 梁敬阳，新时期高校办公室工作刍议，福建师范大学学报[J]，2001.4

作者简介：张建华，女，甘肃张掖人，主要从事高校评估管理与研究工作。